Регламент бухгалтерского обслуживания в компании «ПБУ Аутсорсинг»

1. Бухгалтерское обслуживание осуществляется Исполнителем в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Налоговым кодексом РФ, иными нормативно-правовыми актами РФ, Договором возмездного оказания бухгалтерских услуг (далее – Договор), заявкой на разовое оказание бухгалтерских услуг (далее – Заявка), настоящим Регламентом бухгалтерского обслуживания (далее – Регламент).

Быстрый переход к разделам:

Термины и понятия
Режим работы и контакты Исполнителя
Ведение бухгалтерского учёта Заказчика
Ведение кадрового учёта и расчёт заработной платы по сотрудникам Заказчика
Составление отчётности и её представление в контролирующие органы
Порядок взаимодействия между Сторонами
Сроки предоставления документации, информации и сведений
Порядок оказания консультационных услуг
Оказание дополнительных услуг
Обстоятельства непреодолимой силы

2. Термины и понятия

2.1. Заказчик – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, обратившийся к Исполнителю c заданием по оказанию бухгалтерских услуг (заявкой на разовое оказание бухгалтерских услуг) и/или заключивший с Исполнителем Договор возмездного оказания бухгалтерских услуг.
2.2. Исполнитель – ООО «ПБУ Аутсорсинг».
2.3. Программа 1С – программный продукт «1С:Бухгалтерия 8», включающий технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия», разработанный фирмой «1С».
2.4. Программа 1С ЗУП — программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8», включающий технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Зарплата и управление персоналом», разработанный фирмой «1С».
2.5. Электронная почта Заказчика — адрес (адреса) электронной почты Заказчика в сети Интернет, указанный(ые) в Перечне адресов электронной почты (Перечне контактов) Заказчика и Исполнителя, являющемся приложением к Договору, и/или указанные в Заявке.
2.6. Электронная почта Исполнителя — адрес (адреса) электронной почты Исполнителя в сети Интернет, указанный(ые) в Перечне адресов электронной почты (Перечне контактов) Заказчика и Исполнителя, являющемся приложением к Договору, и/или указанные в Заявке.
2.7. Отчётный (налоговый) период – период, за который составляется отчётность для представления в контролирующие органы.

3. Режим работы и контакты Исполнителя

3.1. Режим работы:
— рабочие часы: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, обед: с 13.00 до 14.00 по московскому времени;
— выходные: суббота, воскресенье, официальные праздничные дни.
3.2. Основные контакты:
— электронная почта info@pbu-otsg.ru;
— телефон +7 495 774-23-04.

4. Ведение бухгалтерского учёта Заказчика

4.1. В состав услуг по ведению бухгалтерского учёта могут быть включены следующие услуги:
— ведение бухгалтерского учёта (либо ведение отдельных участков бухгалтерского учёта) Заказчика;
— формирование бухгалтерской (финансовой) отчётности Заказчика;
— расчёт налогов в соответствии с системой налогообложения Заказчика;
— формирование налоговой отчётности;
— отправка отчётности в контролирующие органы;
— проведение сверки по бюджетным платежам (с ИФНС, ПФР, ФСС);
— составление первичных документов (актов, товарных накладных, счетов-фактур, счетов и т.п.), проведение сверки с контрагентами Заказчика;
— формирование платёжных поручений.
Конкретный перечень услуг, состав налогов и форм отчётности устанавливаются в Договоре/Заявке.
4.2. Исполнитель ведёт бухгалтерский учёт Заказчика в Программе 1С на основании представленных Заказчиком первичных учётных документов, иных документов, сведений и информации, необходимых для отражения фактов хозяйственной жизни.
4.2.1. Первичный документ — документ, подтверждающий совершение факта хозяйственной жизни (осуществление хозяйственной операции): договоры, товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты об оказанных услугах (выполненных работах), акты приёма-передачи товаров, банковские выписки по счёту, авансовые отчёты, приходные и расходные кассовые документы, Z-отчёты, отчёты о продаже товаров (при рознице) и иные первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.
4.2.2. Первичные документы принимаются к учёту, если они оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.
4.3. Порядок составления отчётности Заказчика и её представления в контролирующие органы, а также порядок взаимодействия Заказчика и Исполнителя по указанным в настоящем пункте вопросам установлен Регламентом.
4.4. В объём услуг по ведению бухгалтерского учёта не входит разработка локальных нормативных актов, договоров, разработка иных документов, требующих юридического анализа рисков Заказчика. Выполнение указанных услуг оформляется при необходимости дополнительными соглашениями к Договору или новыми договорами, однако Исполнитель не несёт ответственности при оказании таких дополнительных услуг за риск возникновения и за возникновение неблагоприятных юридических, финансовых и иных последствий, в том числе в виде возникновения гражданских, трудовых споров и споров с контролирующими органами.
4.5. Стороны могут согласовать порядок ведения учёта с использованием программного обеспечения Заказчика. В таком случае Заказчик обеспечивает удалённый доступ Исполнителя к программному обеспечению.
4.6. Исполнитель не несёт ответственности за неблагоприятные последствия оказания услуг в случае непредоставления в срок необходимой информации Заказчиком Исполнителю. Датой предоставления информации является дата регистрации её Исполнителем.
4.7. В случае если неблагоприятные последствия оказания услуг явились следствием разногласий между Исполнителем и Заказчиком и Заказчик дал письменное распоряжение Исполнителю, ответственность Исполнителя не наступает.
4.8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского и/или налогового учёта, расчёта налогов, формирования и сдачи отчётности между Заказчиком и Исполнителем:
— данные, содержащиеся в первичном учётном документе, принимаются (не принимаются) Исполнителем к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского и/или налогового учёта по письменному распоряжению Заказчика, который единолично несёт ответственность за созданную в результате этого информацию;
— объект бухгалтерского и/или налогового учёта отражается (не отражается) Исполнителем в бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной отчётности на основании письменного распоряжения Заказчика, который единолично несёт ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчётную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчётный период и за достоверность созданной в результате этого бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной отчётности.
4.9. К письменному распоряжению Заказчика приравнивается, в том числе, распоряжение, направленное Исполнителю по электронной почте, по сервисам интернет-связи (Whatsapp, Viber, Telegram, Skype и т.п.), зафиксированное в голосовом сообщении Заказчика.

5. Ведение кадрового учёта и расчёт заработной платы по сотрудникам Заказчика

5.1. В состав услуг по ведению кадрового учёта и расчёта заработной платы по сотрудникам Заказчика могут быть включены следующие услуги:
— ведение кадрового учёта и/или расчёт заработной платы по сотрудникам Заказчика в Программе 1С ЗУП на основании документов и информации, предоставляемых Заказчиком для осуществления кадрового делопроизводства и расчёта заработной платы;
— формирование печатных форм кадровых документов (кадровые приказы, табели учёта рабочего времени, платёжные ведомости, расчётные листки и пр.);
— расчёт НДФЛ и страховых взносов с доходов сотрудников Заказчика;
— формирование отчётности по сотрудникам Заказчика (формы СЗВ-М, СЗВ-Стаж, РСВ-1 ПФР, 4-ФСС, единый расчёт по страховым взносам в ИФНС, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, сведения о среднесписочной численности работников);
— отправка отчётности (формы СЗВ-М, СЗВ-Стаж, РСВ-1 ПФР, 4-ФСС, единый расчёт по страховым взносам в ИФНС, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, сведения о среднесписочной численности работников) по сотрудникам Заказчика в контролирующие органы;
— проведение сверки по НДФЛ и страховым взносам;
— формирование платёжных поручений на перечисление зарплаты, НДФЛ, страховых взносов;
— составление справок с места работы по запросам сотрудников Заказчика.
Конкретный перечень услуг, состав налогов и форм отчётности устанавливаются в Договоре/Заявке.
5.2. Исполнитель ведёт кадровый учёт и осуществляет расчёт заработной платы по сотрудникам Заказчика в Программе 1С ЗУП на основании представленных Заказчиком кадровых документов, иных документов, сведений и информации, необходимых для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы.
5.3. Заказчик обязан получить у сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных Исполнителем.
5.4. Порядок составления отчётности Заказчика и её представления в контролирующие органы, а также порядок взаимодействия Заказчика и Исполнителя по указанным в настоящем пункте вопросам установлен Регламентом.
5.5. В объём услуг по ведению кадрового учёта и расчёта заработной платы по Договору не входит разработка локальных нормативных актов, трудовых и гражданско-правовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым и гражданско-правовым договорам, разработка иных документов, требующих юридического анализа рисков Заказчика. Оказание указанных услуг оформляется при необходимости дополнительными соглашениями к Договору или новыми договорами, однако Исполнитель не несёт ответственности при оказании таких дополнительных услуг за риск возникновения и за возникновение неблагоприятных юридических, финансовых и иных последствий, в том числе в виде возникновения гражданских, трудовых споров и споров с контролирующими органами.
5.6. Стороны могут согласовать порядок ведения учёта с использованием программного обеспечения Заказчика. В таком случае Заказчик обеспечивает удалённый доступ Исполнителя к программному обеспечению.
5.7. Исполнитель не несёт ответственности за неблагоприятные последствия оказания услуг в случае непредоставления в срок необходимой информации Заказчиком Исполнителю. Датой предоставления информации является дата регистрации её Исполнителем.
5.8. В случае если неблагоприятные последствия оказания услуг явились следствием разногласий между Исполнителем и Заказчиком и Заказчик дал письменное распоряжение Исполнителю, ответственность Исполнителя не наступает.
5.9. В случае возникновения разногласий в отношении ведения кадрового учёта и/или расчёта заработной платы между Заказчиком и Исполнителем:
— данные, содержащиеся в документе кадрового учёта и/или документе, влияющем на расчёт заработной платы, принимаются (не принимаются) Исполнителем к регистрации и накоплению в регистрах по учёту кадров и расчёту заработной платы по письменному распоряжению Заказчика, который единолично несёт ответственность за созданную в результате этого информацию;
— объект кадрового учёта и/или расчёта заработной платы отражается (не отражается) Исполнителем в бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной отчётности на основании письменного распоряжения Заказчика, который единолично несёт ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчётную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчётный период, за полноту и достоверность ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы и за достоверность созданной в результате этого бухгалтерской (финансовой), налоговой и иной отчётности.
5.10. К письменному распоряжению Заказчика приравнивается, в том числе, распоряжение, направленное Исполнителю по электронной почте, по сервисам интернет-связи (Whatsapp, Viber, Telegram, Skype и т.п.), зафиксированное в голосовом сообщении Заказчика.

6. Составление отчётности и её представление в контролирующие органы

6.1. Исполнитель составляет бухгалтерскую, налоговую отчётность и отчётность по страховым взносам в ИФНС, ПФР, ФФОМС и ФСС и направляет её на подпись Заказчику по электронной почте или иным согласованным Сторонами способом не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до крайней даты, установленной законодательством для её представления в контролирующие органы (ИФНС, Росстат, ПФР, ФСС).
6.2. Заказчик обязан рассмотреть, подписать и направить на электронную почту Исполнителя скан-копию/фотокопию отчётности с подписью уполномоченного лица Заказчика не позднее, чем через 2 (два) рабочих дня после её отправки Исполнителем Заказчику.
6.3. Отчётность Заказчика подписывается в соответствии с действующим законодательством РФ руководителем Заказчика, либо иным уполномоченным лицом.
6.4. Представление отчётности в контролирующие органы осуществляется одним из способов, согласованным Сторонами:
6.4.1. отчётность отправляется Заказчиком самостоятельно. В этом случае Исполнитель направляет Заказчику отчётность в виде файлов, готовых для распечатывания, и при необходимости – в виде xml-выгрузок;
6.4.2. отчётность отправляется Исполнителем по почте. В этом случае Заказчик обязан предоставить Исполнителю не позднее чем за 7 (семь) рабочих дней до последней даты сдачи отчётности надлежащим образом оформленные доверенности на отправку и (или) подпись Исполнителем отчётности Заказчика. Если отчётность подписывается Заказчиком, то Заказчик обязан передать Исполнителю оригинал отчётности в двух экземплярах на бумажном носителе с подписью уполномоченного лица и печатью Заказчика в сроки, установленные в п. 6.2 Регламента;
6.4.3. отчётность отправляется Исполнителем в электронном виде через программу по сдаче электронной отчётности.
6.5. В случае если отчётность в контролирующие органы отправляется Исполнителем по почте, Заказчик возмещает Исполнителю почтовые расходы. Также подлежат дополнительной оплате поездки Исполнителя к Заказчику для подписи отчётности на бумажных носителях. Если определённое количество поездок Исполнителя к Заказчику за месяц включено в Тарифный план, то Заказчиком оплачиваются поездки, осуществлённые Исполнителем свыше установленного лимита.
6.6. Сумма объявленной ценности 1 (одного) документа для целей оформления почтовых документов (описи вложения) составляет 1 (один) рубль 00 копеек.
6.7. В случае если отчётность в контролирующие органы отправляется в электронном виде, Заказчик обеспечивает возможность подписания отчётности электронной подписью.
6.7.1. Если Тарифный план не предусматривает оплату подключения к программе по сдаче электронной отчётности за счёт Исполнителя, порядок оформления документов для получения электронной подписи, а также порядок приобретения программного обеспечения для отправки электронной отчётности согласовываются Сторонами отдельно.
6.7.2. Если Тарифный план предусматривает оплату подключения к программе по сдаче электронной отчётности за счёт Исполнителя и Заказчик согласен на отправку электронной отчётности через программу, используемую Исполнителем, то Заказчик обязан предоставить Исполнителю надлежащим образом оформленные документы, запрашиваемые оператором электронного документооборота, используемым Исполнителем, для оформления электронной подписи Заказчика и подключения его к указанной программе.
В случае если Заказчик не согласен на отправку электронной отчётности через программу, используемую Исполнителем, Заказчик самостоятельно и за свой счёт осуществляет подключение к программному обеспечению для отправки электронной отчётности в контролирующие органы. При этом если Заказчик не осуществил подключение к указанному программному обеспечению, то порядок и стоимость представления отчётности Заказчика в контролирующие органы согласовываются Сторонами в отдельном порядке.
В случае если Заказчик решил изменить условия Договора по отправке Исполнителем отчётности Заказчика через электронный документооборот с контролирующими органами, либо если Заказчик решил расторгнуть Договор, либо в иных случаях, влияющих на процедуру отправки Исполнителем отчётности Заказчика через электронный документооборот с контролирующими органами, Заказчик самостоятельно и за свой счёт осуществляет подключение к программному обеспечению для отправки электронной отчётности. При этом авансовый платёж, уплаченный Заказчиком Исполнителю и предусмотренный условиями Договора для обеспечения подключения электронной отчётности, не возвращается Заказчику.

7. Порядок взаимодействия между Сторонами

7.1. Способы документооборота:
7.1.1. Основной способ: по электронной почте по адресам, указанным в Перечне адресов электронной почты (Перечне контактов) Заказчика и Исполнителя.
7.1.1.1. Подготовленную документацию Исполнитель направляет Заказчику в электронном виде по электронной почте.
7.1.1.2. В целях оперативного документооборота Заказчик вправе направлять Исполнителю на электронную почту info@pbu-otsg.ru документы в виде скан-копий и фотокопий, в pdf-формате, в формате документов Microsoft Office (Word, Excel).
7.1.2. Выезд Исполнителя в адрес Заказчика по предварительной договорённости по согласованному адресу встречи в пределах территории города Москвы;
7.1.3. Обмен документами с помощью курьерских и почтовых служб по почтовым адресам Сторон, либо иным предварительно согласованным адресам.
7.2. О необходимости выезда в адрес Заказчика, Заказчик обязан уведомить Исполнителя не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до предполагаемой даты выезда, с указанием конкретного времени и адреса встречи.
7.3. В случае передачи документации на бумажных носителях, либо в электронном виде на съёмных носителях (флэш-накопители, диски и т.д.), либо иным способом, не позволяющим зафиксировать состав передаваемых документов, передающая Сторона составляет опись в двух экземплярах по одному экземпляру для каждой Стороны. При передаче таких документов описи подписываются обеими Сторонами, после чего Стороны оставляют себе по одному экземпляру описи.
7.3.1. В описи указывается: дата составления, наименование (вид) документа, дата (период) документа, количество и иные сведения, позволяющие идентифицировать документ.
7.3.2. В случае если документы передаются без описи, ответственность за отсутствие, утерю документов лежит на передающей Стороне.
7.4. Оригиналы документов хранятся у Заказчика. Ответственность за сохранность оригиналов возлагается на Заказчика. По окончании календарного года и сдаче всей предусмотренной законодательством РФ бухгалтерской и налоговой отчётности за данный календарный год, оригиналы документов, относящиеся к данному календарному году и хранящиеся у Исполнителя, передаются по описи Заказчику. При направлении Заказчиком Исполнителю скан-копий и/или фотокопий документов, либо документов в любом другом электронном виде (xml-выгрузки, форматы документов Microsoft Office и пр.) для их отражения в учёте подразумевается, что оригинал документа имеется у Заказчика и Заказчик даёт распоряжение Исполнителю отразить в учёте данные документы, основываясь на их электронном представлении.
7.5. Заказчик и Исполнитель могут предусмотреть использование облачных хранилищ (Google Drive, Яндекс Диск, Dropbox и пр.) для работы с электронными версиями документов (скан-копии, фотокопии, документы Microsoft Office, электронные комплекты отчётности и прочие виды и форматы документов, необходимые для оперативного ведения учёта). При этом Исполнитель не несёт ответственности за неоказание услуг вследствие нарушения работы указанных хранилищ, иных технических ошибок организации, предоставляющей услуги по хранению информации в указанных сервисах.

8. Сроки предоставления документации, информации и сведений

8.1. Заказчик передаёт Исполнителю документы не реже 2 (двух) раз в месяц. При количестве документов за месяц свыше 100 Заказчик обязан передавать документы Исполнителю не реже 1 (одного) раза в неделю. При этом:
8.1.1. Заказчик обязан передавать Исполнителю корреспонденцию из ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат в течение 24 (двадцати четырёх) часов с момента её получения;
8.1.2. в случае если Договором предусмотрено оказание услуг Исполнителем по ведению кадрового учёта и (или) расчёту заработной платы сотрудников, Заказчик передаёт Исполнителю документы, информацию и сведения по сотрудникам не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения таких документов, информации и сведений.
8.2. Не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента направления бухгалтерской, налоговой и иной отчётности от Исполнителя, Заказчик обязуется подписать, заверить печатью и передать Исполнителю данную отчётность.
8.3. Сроки выполнения поручений Заказчика в рамках оказания услуг, предусмотренных Договором, составляют:

для поручений, не требующих детального изучения вопроса; для составления первичных документов с количеством строчек номенклатуры – до 10 (общее количество документов – до 3 комплектов*) 24 часа с момента, когда Заказчик устно или письменно направил поручение. Если поручение поступило в выходной или праздничный день, а также в нерабочее время (до 9.00 и после 18.00 по московскому времени), отсчёт часов начинается с начала ближайшего рабочего дня.
Если для подготовки качественного ответа требуются уточнения (дополнения), Исполнитель позвонит или напишет по электронной почте Заказчику. В этом случае 24 часа на подготовку ответа отсчитываются с того момента, когда получены уточнения
для иных поручений; для составления первичных документов свыше 3 комплектов* с количеством строчек номенклатуры в них свыше 10 срок выполнения поручения согласовывается между Заказчиком и Исполнителем путём обмена письмами по адресам электронной почты, по телефону, а также по сервисам интернет-связи

*1 комплект документов – комплект документов, относящийся к 1 факту хозяйственной жизни (например, счёт + акт + счёт-фактура).

9. Порядок оказания консультационных услуг

9.1. Исполнитель оказывает консультационные услуги Заказчику по вопросам применения бухгалтерского и налогового законодательства. Количество консультаций ограничено Тарифным планом. Исполнитель не предоставляет консультации по вопросам, требующим юридического анализа рисков деятельности Заказчика и не несёт ответственности за возникновение у Заказчика гражданских, трудовых споров и споров с контролирующими органами.
9.2. Заказчик направляет вопрос на электронную почту Исполнителя. Срок подготовки ответа установлен в п. 8.3 Регламента.
9.3. Исполнитель не осуществляет юридическую экспертизу договоров, а также не оказывает юридические консультации.

10. Оказание дополнительных услуг

10.1. Стороны могут согласовать оказание дополнительных услуг:
— рассылка первичных документов контрагентам Заказчика (по электронной почте, рассылка оригиналов документов почтовыми/курьерскими службами);
— сбор оригиналов первичных документов от контрагентов Заказчика;
— хранение оригиналов документов Заказчика у Исполнителя;
— составление корреспонденции для контрагентов Заказчика;
— взаимодействие Исполнителя с контрагентами Заказчика по различным вопросам.
10.2. Заявка на оказание дополнительных услуг направляется Заказчиком на электронную почту Исполнителя.
10.3. Не позднее 2 (двух) рабочих дней после получения заявки Исполнитель направляет Заказчику информацию о сроке, порядке и стоимости оказания дополнительных услуг.

11. Обстоятельства непреодолимой силы

11.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств согласно настоящему Регламенту, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения Договора или получения Заявки на разовое обслуживание Заказчика, в результате обстоятельств чрезвычайного характера, которые Стороны не могли предвидеть или предотвратить.
11.2. В случае наступления обстоятельств, предусмотренных в п. 11.1 настоящего Регламента, срок выполнения Стороной обязательств по Договору или по разовой Заявке отодвигается соразмерно времени, в течение которого действуют эти обстоятельства и их последствия.