Регламент бухгалтерского обслуживания в ООО «ПБУ Аутсорсинг» с 01.01.2023

Для заказчиков с договорами, действующими на 01.01.2023, данная редакция регламента применяется с 01.03.2023.

  1. Бухгалтерское обслуживание осуществляется Исполнителем в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Налоговым кодексом РФ, иными нормативно-правовыми актами РФ, Договором возмездного оказания услуг, заявкой на оказание услуг, настоящим Регламентом бухгалтерского обслуживания (далее – Регламент).

2. ТЕРМИНЫ, ПОНЯТИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • Заказчик – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, обратившийся к Исполнителю c заданием по оказанию бухгалтерских услуг, услуг по ведению кадрового учёта и расчёта заработной платы по сотрудникам Заказчика, консультационных услуг и заключивший с Исполнителем Договор возмездного оказания услуг (далее – Договор), либо направивший Исполнителю Заявку на оказание таких услуг (далее – Заявка) и по которой Стороны согласовали условия их оказания.
  • Исполнитель – ООО «ПБУ Аутсорсинг».
  • Стороны – Заказчик и Исполнитель.
  • Отчётный (налоговый) период – период, за который составляется отчётность для представления в контролирующие органы.
  • Облачные сервисы — Интернет-сервисы с удалённым доступом, предоставляемые сторонними поставщиками и на которых размещены Программа 1С, Программа 1С ЗУП, ПП Заказчика, а также программные продукты для хранения файлов — облачные хранилища (например, «Яндекс.Диск»).
  • Программа 1С – программный продукт «1С:Бухгалтерия 8», включающий технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия», разработанный фирмой «1С».
  • Программа 1С ЗУП — программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8», включающий технологическую платформу «1С:Предприятие 8» и конфигурацию (прикладное решение) «Зарплата и управление персоналом», разработанный фирмой «1С».
  • ПП Заказчика – программный продукт по выбору Заказчика, использование которого Стороны согласовали для оказания услуг.
  • Электронная отчётность (электронный документооборот с контролирующими органами) – программный продукт для сдачи отчётности Заказчика в контролирующие органы в электронном виде через сеть Интернет с использованием электронной цифровой подписи.
  • Электронная почта Заказчика — адрес (адреса) электронной почты Заказчика в сети Интернет, указанный(ые) в Перечне контактов Заказчика и Исполнителя, являющемся приложением к Договору (далее – Перечень контактов), и/или указанные в Заявке.
  • Электронная почта Исполнителя — адрес (адреса) электронной почты Исполнителя в сети Интернет, указанный(ые) в Перечне контактов и/или в Заявке.

3. РЕЖИМ РАБОТЫ И КОНТАКТЫ ИСПОЛНИТЕЛЯ

Режим работы:
– рабочие часы: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, обед: с 13.00 до 14.00 по московскому времени;
– выходные: суббота, воскресенье, официальные праздничные дни, нерабочие дни в соответствии с указами государственных органов.

Основные контакты:
– электронная почта info@pbu-otsg.ru;
– телефон +7 495 774-23-04.

Сайт Исполнителя: https://www.pbu-otsg.ru/.

4. УСЛУГИ ИСПОЛНИТЕЛЯ

4.1. В состав услуг по ведению бухгалтерского и налогового учёта Заказчика могут быть включены следующие услуги (далее – Бухгалтерские услуги):

  • ведение бухгалтерского учёта (либо ведение отдельных участков бухгалтерского учёта) Заказчика;
  • ведение в соответствии с НК РФ учёта доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности Заказчика — индивидуального предпринимателя;
  • составление первичных документов для контрагентов Заказчика;
  • проведение сверки расчётов с контрагентами Заказчика;
  • формирование бухгалтерской (финансовой) отчётности Заказчика;
  • ведение налогового учёта (либо ведение отдельных участков налогового учёта) Заказчика;
  • расчёт налогов в соответствии с системой налогообложения Заказчика;
  • формирование налоговой отчётности;
  • проведение сверки расчётов по бюджетным платежам (с ИФНС, ПФР, ФСС);
  • формирование платёжных поручений.

4.2. В состав услуг по ведению кадрового учёта и расчёта заработной платы по сотрудникам* Заказчика могут быть включены следующие услуги (далее – Кадровые услуги):

  • ведение кадрового учёта (либо ведение отдельных участков кадрового учёта) по сотрудникам Заказчика;
  • расчёт заработной платы по сотрудникам Заказчика;
  • формирование печатных форм кадровых документов (кадровые приказы, табели учёта рабочего времени, платёжные ведомости, расчётные листки и пр.) – без распечатки на бумаге;
  • расчёт НДФЛ и страховых взносов с доходов сотрудников Заказчика;
  • формирование отчётности по сотрудникам Заказчика;
  • проведение сверки по НДФЛ и страховым взносам;
  • формирование платёжных поручений на перечисление зарплаты, НДФЛ, страховых взносов;
  • составление справок с места работы по запросам сотрудников Заказчика.

*К «сотрудникам» также относятся физические лица, выполняющие работу, оказывающие услуги по гражданско-правовым договорам, заключённым с Заказчиком.

4.3. Консультационные услуги по вопросам применения бухгалтерского и налогового законодательства, касающимся финансово-хозяйственной деятельности Заказчика, а также по вопросам работы в программных продуктах 1С:Предприятие (далее – Консультации).

4.4. Стороны могут согласовать оказание следующих дополнительных услуг:

  • рассылка первичных документов контрагентам Заказчика по электронной почте;
  • сбор оригиналов первичных документов от контрагентов Заказчика;
  • составление корреспонденции для контрагентов Заказчика;
  • взаимодействие Исполнителя с контрагентами Заказчика по вопросам бухгалтерского и налогового учёта;
  • взаимодействие Исполнителя по поручению Заказчика с полиграфиями (копировальными центрами) для организации распечатки документов Заказчика на бумажных носителях за счёт Заказчика.

4.5. Конкретный перечень услуг, в т.ч. состав налогов и форм отчётности устанавливаются в Договоре/Заявке.

4.6. Исполнитель обращает внимание на то, что:

4.6.1. В объём Бухгалтерских и Кадровых услуг не входит разработка локальных нормативных актов, договоров (в том числе трудовых), разработка иных документов, требующих юридического анализа. Заказчик вправе обратиться к Исполнителю с Заявкой на оказание таких услуг, однако Исполнитель не несёт ответственности при их оказании за риск возникновения и за возникновение неблагоприятных юридических, финансовых и иных последствий, в том числе в виде возникновения гражданских, трудовых споров и споров с контролирующими органами. Исполнитель рекомендует обращаться по данным вопросам в организации, оказывающие юридические услуги.

4.6.2. Исполнитель не предоставляет юридические консультации, не осуществляет юридическую экспертизу документов, не предоставляет иные консультации по вопросам, требующим юридического анализа. Исполнитель рекомендует обращаться по данным вопросам в организации, оказывающие юридические услуги.

4.6.3. Исполнитель не выполняет печать документов на бумаге.

5. ОБЩИЙ ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

5.1. Исполнитель оказывает услуги на основании представленных Заказчиком документов и информации, необходимых для ведения бухгалтерского и налогового учёта, для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы, для составления отчётности.

5.2. При направлении Заказчиком Исполнителю скан-копий и/или фотокопий документов, либо документов в любом другом электронном виде (xml-выгрузки, форматы документов Microsoft Office и пр.) для их отражения в учёте подразумевается, что оригинал документа оформлен в соответствии с требованиями законодательства РФ и что данный оригинал документа имеется у Заказчика и Заказчик даёт распоряжение Исполнителю отразить в учёте данные документы, основываясь на их электронном представлении.

5.3. Если по условиям Договора/Заявки Заказчик самостоятельно отражает документы и информацию в Программе 1С, Программе 1С ЗУП (либо в иной программе, согласованной Сторонами), то все документы и информация, введённые Заказчиком в соответствующую программу, считаются достоверными и проверенными Заказчиком и соответствующими оригиналам документов.

5.4. Исполнитель не несёт ответственности за любые неблагоприятные последствия оказания услуг в случае непредоставления в срок необходимых документов и информации Заказчиком Исполнителю. Датой предоставления документов и информации является дата их получения Исполнителем.

5.5. В случае возникновения разногласий между Заказчиком и Исполнителем в процессе оказания Бухгалтерских и Кадровых услуг:

  • данные, содержащиеся в первичном учётном документе, документе кадрового учёта и/или документе, влияющем на расчёт заработной платы, принимаются (не принимаются) Исполнителем к регистрации и накоплению в регистрах учёта по письменному распоряжению Заказчика, который единолично несёт ответственность за созданную в результате этого информацию;
  • объект бухгалтерского, налогового, кадрового учёта отражается (не отражается) Исполнителем в отчётности на основании письменного распоряжения Заказчика, который единолично несёт ответственность за полноту и достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчётную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчётный период, за полноту и достоверность ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы и за полноту и достоверность созданной в результате этого отчётности.

К письменному распоряжению Заказчика приравнивается, в том числе, распоряжение, направленное Исполнителю по электронной почте, по сервисам интернет-связи (Whatsapp, Viber, Telegram, Skype и т.п.), зафиксированное в голосовом сообщении Заказчика.
В случае если распоряжение Заказчика противоречит требованиям законодательства, Исполнитель вправе отказаться от исполнения такого распоряжения.

5.6. Заказчик обязан получить у сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных Исполнителем.

5.7. Заказчик самостоятельно контролирует сроки исполнения договорённостей во взаимоотношениях с контрагентами и сотрудниками, в том числе сроки оформления документов и сроки документооборота, и единолично несёт ответственность за нарушение этих сроков.

6. ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОТЧЁТНОСТИ

6.1. Отчётность Заказчика подписывается в соответствии с действующим законодательством РФ руководителем Заказчика, либо иным уполномоченным лицом.

6.2. Заказчик обязан соблюдать сроки предоставления документов и информации. Заказчик уведомлен и понимает, что для составления 1 формы отчётности Исполнителю требуется от 1 до 5 рабочих дней в зависимости от вида отчёта и при условии своевременного и в полном объёме предоставления Заказчиком правильно оформленных документов и информации.

6.3. Исполнитель составляет отчётность и направляет её на согласование Заказчику по электронной почте не позднее, чем за 5 рабочих дней до крайней даты, установленной законодательством для её представления в соответствующий контролирующий орган.

6.4. При нарушении Заказчиком сроков предоставления документов и информации, срок составления отчётности Исполнителем соответственно увеличивается.

6.5. После направления отчётности на согласование, Заказчик обязан в течение 2 рабочих дней рассмотреть, согласовать отчётность или направить мотивированные замечания по отчётности. Уведомление о согласовании или мотивированные замечания Заказчик направляет Исполнителю по электронной почте.

6.6. При наличии мотивированных замечаний Исполнитель устраняет неточности/ошибки в отчётности в течение 1 рабочего дня и отправляет исправленную Отчётность на согласование Заказчику, которую он обязан рассмотреть и согласовать в сроки, установленные пунктом 6.5 Регламента.

6.7. Взаимодействие Сторон после согласования Заказчиком отчётности, составленной Исполнителем:

6.7.1. Заказчик представляет отчётность в государственные органы самостоятельно одним из следующих способов:

  • в электронном виде через Электронную отчётность. При этом Заказчик самостоятельно и за свой счёт осуществляет подключение к Электронной отчётности;
  • на бумажном носителе Почтой России, если такой способ не запрещён законодательством РФ;
  • на бумажном носителе лично, если такой способ не запрещён законодательством РФ;

6.7.2. в зависимости от используемого Заказчиком способа представления отчётности Исполнитель:

  • в случае представления в электронном виде: направляет Заказчику отчётность в виде файлов, готовых для распечатывания, и в виде xml-выгрузок для Электронной отчётности; либо загружает xml-файлы в Электронную отчётность и уведомляет Заказчика об их готовности к отправке (в случае если Заказчик предоставил доступ для Исполнителя к Электронной отчётности);
  • в случае представления на бумажном носителе Почтой России: направляет Заказчику отчётность и опись вложения в письмо в виде файлов, готовых для распечатывания;
  • в случае представления на бумажном носителе лично: направляет Заказчику отчётность в виде файлов, готовых для распечатывания.

6.8. Обязанность Исполнителя по составлению отчётности считается выполненной после согласования Заказчиком отчётности и направления финальных файлов для представления Заказчиком отчётности в государственные органы.

6.9. Факт непредставления в срок Заказчиком мотивированных замечаний Исполнителю по составленной отчётности, также как и отсутствие ответа на электронное письмо Исполнителя с приложенной отчётностью для согласования, означает безоговорочное принятие Заказчиком оказанных услуг по составлению отчётности и означает также, что обязанность Исполнителя по составлению отчётности считается выполненной.

7. ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ

7.1. Заказчик направляет вопрос на электронную почту Исполнителя. Вопрос должен быть сформулирован предельно ясно и содержать развёрнутую информацию.

7.2. Переписка по одному вопросу должна вестись Сторонами по электронной почте в одной ветке. Стороны сохраняют в тексте переписки историю переписки.

7.3. Каждый последующий вопрос, относящийся к одной теме и требующий развёрнутого ответа, считается отдельным вопросом.

7.4. Если вопрос содержит несколько объёмных тем, такой вопрос разделяется на несколько вопросов.

7.5. Срок подготовки ответа согласовывается Сторонами в зависимости от сложности вопроса.

7.6. Консультация (ответ) отражает мнение Исполнителя и носит исключительно рекомендательный характер.

7.7. Количество Консультаций считается по количеству заданных вопросов. В случае разделения объёмного вопроса на несколько вопросов, количество Консультаций в такой ситуации считается по количеству разделённых вопросов.

8. ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ

8.1. Заявка на оказание дополнительных услуг направляется Заказчиком на электронную почту Исполнителя.

8.2. Не позднее 2 рабочих дней после получения заявки Исполнитель направляет Заказчику информацию о сроке, порядке и стоимости оказания дополнительных услуг или об отказе от оказания дополнительных услуг.

9. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОЦЕССЕ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

9.1. Стороны обмениваются документами и информацией по адресам электронной почты, указанным в Перечне контактов или Заявке.

9.2. Стороны направляют документы в виде скан-копий и фотокопий, в pdf-формате, в формате документов Microsoft Office (Word, Excel).

9.3. Стороны могут согласовать обмен документами с помощью курьерских и почтовых служб по почтовым адресам Сторон, либо иным предварительно согласованным адресам.

9.4. В случае передачи документации на бумажных носителях, либо в электронном виде на съёмных носителях (флэш-накопители, диски и т.д.), либо иным способом, не позволяющим зафиксировать состав передаваемых документов, передающая Сторона составляет опись в двух экземплярах по одному экземпляру для каждой Стороны. При передаче таких документов описи подписываются обеими Сторонами, после чего Стороны оставляют себе по одному экземпляру описи.
9.4.1. В описи указывается: дата составления, наименование (вид) документа, дата (период) документа, количество и иные сведения, позволяющие идентифицировать документ.
9.4.2. В случае если документы передаются без описи, ответственность за отсутствие, утерю документов лежит на передающей Стороне.

9.5. Оригиналы документов хранятся у Заказчика. Ответственность за сохранность оригиналов возлагается на Заказчика.

9.6. В случае если документы, направленные Заказчиком для отражения в учёте, требуют дополнительной обработки (распознавание или ручная перепечатка текста, сканирование бумажных документов и пр.), такая дополнительная обработка увеличивает стоимость услуг. Стоимость дополнительной обработки документов опубликована на сайте Исполнителя https://www.pbu-otsg.ru/.

10. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЗАКАЗЧИКОМ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЮ

10.1. Если иное не установлено Регламентом, Договором, Заявкой, Заказчик передаёт Исполнителю документы в срок не позднее 3 рабочих дней с даты, в которую они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ и/или условиями договоров с контрагентами Заказчика.

10.2. Если иное не установлено Регламентом, Договором, Заявкой, Заказчик передаёт Исполнителю информацию, связанную с оказанием услуг, в срок не позднее 1 рабочего дня с момента:

  • наступления событий, влияющих на оказание услуг;
  • запроса информации Исполнителем;
  • получения такой информации от третьей стороны, если необходимой информацией Заказчик не располагает и ему необходимо её запросить у третьей стороны.

10.3. Если по условиям Договора/Заявки Заказчик самостоятельно отражает документы и информацию в Программе 1С, Программе 1С ЗУП (либо в иной программе, согласованной Сторонами), то все документы и информацию Заказчик обязан ввести в соответствующую программу в срок не позднее первых 5 рабочих дней месяца, следующего за месяцем, к которому относятся документы и информация.

10.4. Заказчик передаёт Исполнителю корреспонденцию из ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат в течение 24 часов с момента её получения.

10.5. В случае если Договором/Заявкой предусмотрено оказание Кадровых услуг, Заказчик передаёт Исполнителю документы, информацию по сотрудникам не позднее 1 рабочего дня с момента получения таких документов, информации.

10.6. При нарушении Заказчиком сроков, установленных Регламентом, Договором, Заявкой, сроки оказания Исполнителем услуг увеличиваются соответственно.

11. СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЕМ ПОРУЧЕНИЙ ЗАКАЗЧИКА

11.1. Сроки выполнения поручений Заказчика по Заявке согласовываются Сторонами отдельно.

11.2. Сроки выполнения поручений Заказчика в рамках оказания услуг по Договору составляют:

для поручений, не требующих детального изучения вопроса (в том числе для составления первичных документов с количеством строчек номенклатуры – до 10 и общим количеством документов – до 3 комплектов**)24 часа с момента, когда Заказчик устно или письменно направил поручение. Если поручение поступило в выходной, праздничный, нерабочий день, а также в нерабочее время (до 9.00 и после 18.00 по московскому времени), отсчёт часов начинается с начала ближайшего рабочего дня.
Если для выполнения поручения требуются уточнения (дополнения), Исполнитель позвонит или напишет по электронной почте Заказчику. В этом случае 24 часа на выполнение поручения отсчитываются с того момента, когда получены уточнения (дополнения).
для иных поручений (в том числе для составления первичных документов свыше 3 комплектов** и/или с количеством строчек номенклатуры свыше 10)срок выполнения поручения согласовывается между Заказчиком и Исполнителем отдельно
**1 комплект документов – комплект документов, относящийся к 1 факту хозяйственной жизни (например, счёт + акт + счёт-фактура).

11.3. При нарушении Заказчиком сроков предоставления документов и информации, срок выполнения Исполнителем поручения увеличивается соответственно.

12. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ В ПРОЦЕССЕ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

12.1. Если иное не установлено Договором, Заявкой, Регламентом, для оказания Бухгалтерских услуг Исполнитель использует Программу 1С, а для оказания Кадровых услуг Исполнитель использует Программу 1С и/или Программу 1С ЗУП в зависимости от объёма работ.

12.2. Заказчик уведомлен, что Исполнитель в своей работе использует Облачные сервисы для Программы 1С, Программы 1С ЗУП (далее – Облако 1С). Исполнитель выбирает поставщика таких технологий по своему усмотрению.

12.3. Для оказания услуг Стороны могут согласовать использование программного продукта по выбору Заказчика (ПП Заказчика). В таком случае Заказчик самостоятельно оплачивает необходимые платежи за данный программный продукт, своими силами и за свой счёт обеспечивает удалённый доступ Исполнителя к такому программному продукту и самостоятельно или с привлечением специалистов занимается его поддержкой и обновлением.

12.4. Заказчик и Исполнитель могут предусмотреть использование Облачных сервисов (Яндекс Диск, Google Drive, Mail.Облако и пр.) для работы с электронными версиями документов (скан-копии, фотокопии, документы Microsoft Office, электронные комплекты отчётности и прочие виды и форматы документов, необходимые для оперативного ведения учёта). При этом Исполнитель не несёт ответственности за неоказание услуг вследствие нарушения работы указанных хранилищ, иных технических ошибок организации, предоставляющей услуги по хранению информации в указанных сервисах.